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L’era Covid ha lasciato alle imprese in eredità, tra le tante cose, nuove modalità e procedure organizzative ed operative finalizzate, nella maggior parte dei casi, a rendere la comunicazione aziendale – interna ed esterna – veloce, pratica, facile… per usare un termine molto in voga: “agile”.
“Agile” è infatti il primo aggettivo che viene in mente quando si pensa ai vantaggi di organizzare un evento in diretta streaming o “live streaming”, che altro non significa se non registrare e trasmettere on line, in tempo reale, contenuti audio e video.
Corsi, workshop, convegni… all’improvviso, tutto ciò che prima veniva realizzato “in presenza” con enormi sforzi organizzativi (location, logistica partecipanti, catering…) ed economici, viene convertito e quindi, trasmesso e fruito, in modalità digitale.
Non ci riferiamo alle video call – anch’esse evidentemente eventi in diretta streaming – che oramai, in sostituzione delle care vecchie riunioni aziendali, scandiscono a ritmo incessante le nostre giornate lavorative: qui Meet, Zoom, Teams, Webex ecc…, anche in assenza di una buona connessione “che tanto tolgo il video così mi sentite meglio”, vengono in aiuto.
E quindi? Come fare una diretta streaming professionale? Ovvero: quali sono gli elementi di cui tenere di conto quando si organizza per un’azienda un evento che viene trasmesso in diretta streaming?
Insieme a Umberto Romagnoli di URCA TV, partner di Noetica, abbiamo messo a fuoco gli elementi tecnici ed organizzativi di cui tenere di conto per rispondere alla domanda che più frequentemente ci fanno i nostri clienti: Cosa (vi) serve per fare una diretta streaming?
Il primo passo è sempre un brief chiaro e condiviso
La definizione del brief, come per qualunque altra tipologia di attività di comunicazione, è la fase più importante nell’organizzazione di una diretta streaming: cosa si vuole comunicare e in che modo. Ed è compito dell’agenzia condurre il cliente nella “messa a fuoco”, non solo dell’obiettivo della diretta, ma proprio nel fare chiarezza sull’obiettivo di comunicazione.
Sul come raggiungerlo, ci pensano nello specifico i tecnici: sono loro a tradurre il brief in immagini.
Ma come?
Scegliendo la tipologia di luci più adatta ad esempio, la scenografia da mettere in campo, ma anche il tipo di inquadratura: inquadrature molto strette se il focus deve essere sulla persona che sta parlando rispetto magari a campi più larghi per chi – al contrario – vuole porre più attenzione sull’ambiente in cui avviene la diretta streaming, o sugli altri attori coinvolti, o sul pubblico se l’organizzazione prevede non solo utenti digitali ma anche invitati in presenza.
Le figure professionali tecniche coinvolte: quali
Almeno il regista, il fonico e l’/gli operatore/i di ripresa.
Ma è l’assistente di studio, soprattutto per le dirette streaming più strutturate, la figura chiave: è il coordinatore – meglio il connettore – tra i desiderata del cliente, gli “attori “dell’evento (conduttore o moderatore, relatori, docente ecc…) e la regia. Ha sotto controllo la scaletta degli interventi e le tempistiche, dà indicazioni sulle varie messe in onda e, naturalmente, risolve i problemi che inevitabilmente si verificano come il microfono che non funziona o la slide che non parte. Perché – non dimentichiamoci – l’imprevisto è il bello della diretta!
In quanto tempo si organizza una diretta streaming?
Le tempistiche di organizzazione di una diretta streaming dipendono, manco a dirlo, dalla sua promozione: se è un evento aziendale interno è molto veloce, ma se è rivolto ai clienti e ai prospect, dipende dalle azioni messe in pista e dai canali, on line e/o off line, attivati.
Non sbagliamo di sicuro se affermiamo che il 40% del totale dell’ “effort” organizzativo è e deve essere dedicato alla promozione, un altro 40% – a seconda della natura dell’evento, – ai contenuti (presentazioni e interventi) e un 20% – avendo a che fare con un team tecnico professionale – in settaggio attrezzature, luci, prove audio e video, ecc…
La giusta location
La scelta della location o dell’allestimento è parte integrante della scelta di cosa comunicare e come farlo. Il messaggio chiaro da trasferire ad un cliente è: “se hai cura della tua immagine e del tuo modo di essere e presentarti, avrai cura dei tuoi clienti nello stesso modo”.
Vanno valutati con estrema attenzione aspetti quali l’illuminazione ( meglio una scarsa illuminazione, su cui si può sempre intervenire, che un’eccessiva esposizione alla luce) e l’acustica ( non devono esserci interferenze o rimbombi che disturbano l’audio)
Last but not least:
Non dire diretta streaming se non hai una (buona) connessione internet!
È fondamentale sapere che per poter trasmettere, la banda deve essere stabile, con almeno 20MB in upload e meglio se con connessione via cavo: la location scelta deve garantire quindi un ottimo livello di connettività.
L’attrezzatura necessaria
Se parliamo di diretta streaming professionale è necessario scegliere “il meglio” presente sul mercato quindi telecamere di alta qualità su cui vengono montate ottiche di tipo fotografico o cinematografico.
L’uso di ottiche fotografiche o cinematografiche permette di avere una migliore resa dei volti delle persone inquadrate nella diretta: la morbidezza dell’immagine che si ha con questo tipo di ottiche è infatti nettamente superiore ad un’ottica standard.
Fondamentale è poi la scelta e l’uso delle luci che servono sia per andare a definire bene ed illuminare l’ambiente che i soggetti ripresi.
Avete mai sentito parlare dell’effetto panda? Capita spesso che l’illuminazione della location proposta dal cliente sia a soffitto e diriga quindi la luminosità verso il basso: le persone avranno quindi tutte le ombre sotto gli occhi.
Come ovviare al problema? Meglio mettere delle luci aggiuntive – magari con pannelli diffusori – che schiariscano i visi e dirigano la luce sui punti giusti dei volti. Ovviamente facendo attenzione a non esagerare!
Se invece il punto focale della diretta deve essere l’ambiente, le luci verranno messe a delineare bene il contesto e quindi la location.
Il computer infine: deve permettere di gestire più flussi di streaming diversi, che possono arrivare da internet – è il caso ad esempio di più call Zoom o Skype riunite in una unica diretta – o da altre telecamere che siano nello ambiente o in ambienti diversi, a volte anche in città differenti.
E i microfoni?
Spesso la prima cosa che ci si accorge non funzionare è l’audio: in video c’è qualcuno che parla ma non si sente affatto l’audio o si sente male, magari con dei disturbi o fastidiosissimi fischi. Ecco perché è importante prestare attenzione alla qualità dei microfoni che si utilizzano.
A casa Noetica privilegiamo l’uso – quando possibile – di micro e radiomicrofoni per avere più libertà di movimento evitando di avere cavi stesi intorno alle persone: sono tutti microfoni di alta qualità che possono essere ad archetto invisibili (quelli color carne che siamo abituati a vedere anche nei contesti televisivi) oppure microfoni gelato.
Un buon mixer audio con un fonico dedicato non può mancare, soprattutto per eventi di grosso calibro che hanno molteplici sorgenti audio.
Ci siamo: è il giorno della diretta!
La scaletta ci da indicazione dei tempi e di quello che deve succedere quando siamo “in onda”: chi interviene e quando, quali video devono essere trasmessi o quali slide devono visualizzarsi, come deve cambiare l’inquadratura a seconda dei movimenti dei soggetti e dei tecnici,…
La scaletta va sempre condivisa sia con chi presenta, sia con chi interviene sia – of course – con la regia. Se non viene condivisa con tutti i partecipanti è come non averla e quindi ognuno agirà senza guida e senza indicazioni! E l’improvvisazione può essere molto rischiosa in alcuni casi…
Ma ‘ndo vai se la scaletta non ce l’hai?
Infine, scontato ma neanche troppo: chi modera e chi interviene sono gli “attori” e devono essere preparati. È necessario quindi, quando possibile, fare delle prove; sicuramente video e audio ma anche riascoltare proprio gli interventi, l’esposizione dei contenuti, le modalità espressive ecc…
Meno elementi vengono lasciati al caso, meno probabilità ci sono che si verifichino imprevisti o criticità . A rischio la qualità percepita dell’evento, dell’organizzazione e quindi dell’azienda.
Per realizzare una diretta streaming professionale è importante affidarsi a dei professionisti in grado di curarne tutti gli aspetti: strategici, promozionali, contenutistici, organizzativi e infine realizzativi.
Noetica e URCA TV collaborano da anni per garantire ai propri clienti la migliore diretta streaming professionale. Se hai bisogno di una consulenza o di una proposta, contattaci qui!
