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Lo sappiamo bene: oggi il web è diventato uno dei principali luoghi e strumenti di informazione. Ogni giorno, ci troviamo di fronte ad articoli di blog, di magazine o di siti di settore. Ma chi c’è dietro la creazione di questi contenuti? Nei casi più virtuosi c’è una redazione, e cioè un team più o meno strutturato di persone che lavorano insieme per il raggiungimento di un obiettivo comune, ossia la pubblicazione dei “migliori contenuti possibili”. A questo punto, in molti di voi si sarà creata una confusa immagine mentale delle redazioni dei grandi quotidiani, con ampi spazi, un numero di redattori spropositato, e giornalisti che corrono e corrono da una parte all’altra con fogli volanti sempre in ritardo per la pubblicazione di qualche articolo importante.
La realtà è un po’ diversa da questa, soprattutto considerando che la maggior parte delle volte una redazione è web, che i collaboratori non lavorano nello stesso luogo e non necessariamente sono tutti giornalisti. Inoltre, contrariamente a quanto può sembrare, il lavoro che c’è dietro la pubblicazione di un contenuto – che si tratti di veri e propri progetti editoriali, della comunicazione interna di un’impresa o di approfondimenti per un blog (anche) aziendale – è tanto e complesso e gli aspetti da considerare sono gli stessi, dall’organizzazione al rapporto con i redattori, passando per la correzione vera e propria dei testi. Che cos’è, quindi, una redazione e di cosa si occupa? Quante persone occorrono? Ma soprattutto, quali sono gli strumenti necessari per la gestione di una redazione?
In questo articolo cercheremo di rispondere a queste domande e di darvi alcuni consigli (anche pratici) per organizzare il lavoro. E vedrete che il compito è più complesso di quel che sembra a prima vista: per questo, è fondamentale affidarsi a dei professionisti per la gestione di un team redazionale. Pronti a immergervi nel mondo di una redazione?
Che cos’è una “redazione” (web)?
Partiamo dalla prima domanda: che cos’è una redazione? Potremmo definirla come un insieme di professionisti che possiamo chiamare appunto “redattori” – che, come abbiamo detto, non sono esclusivamente giornalisti – che hanno l’obiettivo di creare contenuti che verranno poi pubblicati su diverse piattaforme, che siano cartacee o sul web, come nel caso di magazine on line o corporate blog. Ma quali sono le figure che compongono una redazione? Scopriamole!
Le figure redazionali: a ciascuno il suo
A seconda della tipologia di progetto, del cliente e dell’obiettivo che si vuole raggiungere, è fondamentale affidarsi a professionisti, interni ed esterni. La redazione, quindi, sarà più o meno variegata e composta da:
- giornalisti e pubblicisti: affidarsi a delle penne “affermate” può essere utile in termini di visibilità del progetto ed è fondamentale nel momento in cui si vogliono pubblicare contenuti in cui sono richiesti approfondimenti specifici, interviste ad altri professionisti, accurato lavoro sulle fonti.
- Copywriter: scrive testi pubblicitari (o comunque creativi) per le aziende.
- Web writer: è specializzato nella scrittura di testi per il web, soprattutto in ottica SEO.
- Ghostwriter: è lo “scrittore fantasma”, autore pagato per scrivere libri, articoli o pubblicazioni attribuiti a un’altra persona.
- Guest blogger: avere collaborazioni con blogger che creano, scrivono e gestiscono contenuti per un proprio blog e con un proprio seguito può portare enormi vantaggi sia in termini di visibilità e popolarità.
A seconda della tipologia di progetto, del cliente e dell’obiettivo che si vuole raggiungere, è fondamentale affidarsi a professionisti.
Team redazionale: due case history
Tenere sempre conto del progetto è fondamentale per la scelta dei redattori. Facciamo un esempio prendendo in considerazione due case history molto diverse tra loro, che ho imparato a conoscere da vicino: InSalute, blog incentrato su salute e benessere, edito da UniSalute, compagnia di assicurazione sanitaria del gruppo Unipol; e Il Giornale del Cibo, magazine di alimentazione e cultura gastronomica edito da CIRFOOD, azienda leader nel settore della ristorazione organizzata, commerciale e collettiva.
Nel primo caso, considerando un numero di sole tre pubblicazioni settimanali e il tema delicato, il team redazionale è ristretto e composto essenzialmente da giornalisti e web writer, che possono contare sul supporto di un team di professionisti esterni, ad esempio medici, che “presteranno” le proprie competenze a qualcuno, appunto, che sia in grado di “tradurre” queste informazioni in uno stile chiaro, semplice e in linea a quella che è la “voce” del blog.
Nel secondo caso, invece, la redazione è decisamente numerosa e variegata, perché si tratta di una tipologia di progetto che prevede pubblicazioni giornaliere e che tiene conto di rubriche differenti che trattano argomenti come sicurezza, legalità e attualità alimentare, sostenibilità, ristorazione, alimentazione sana. Una quantità e varietà tematica che rappresenta un’indiscutibile ricchezza, ma che richiede necessariamente altrettante figure esperte focalizzate in un campo specifico. Ecco perché il team conta allora sia di giornalisti professionisti a cui si affideranno articoli in cui c’è necessità di indagare argomenti complessi, come per l’attualità, di una biologa nutrizionista e di una tecnologa alimentare per quanto riguarda le questioni relative al “Mangiare Sano” e alla sicurezza alimentare, una foodblogger per Scuola di Cucina, e una serie di altre figure come copywriter che si occuperanno invece della stesura di altre articoli.
A ciascuno il suo, insomma.
Quando il team redazionale è “interno”
Si può costruire una redazione anche all’interno della propria azienda? La risposta è sì, e in questo caso a farne parte saranno tutti i dipendenti, i collaboratori, i manager. Il funzionamento, però, è sempre lo stesso. Bisognerà trovare le notizie e gli argomenti da trattare, pianificare il lavoro e sollecitare le persone a collaborare con spunti, idee e magari anche a scrivere articoli. Non sarà semplice, e infatti sarà necessario investire sulla formazione per tenersi costantemente aggiornati, conoscere le basi del Digital Storytelling, del Copywriting persuasivo e, ovviamente, della scrittura SEO, solo per fare qualche esempio. Le cose da sapere non sono poche, ecco perché si può pensare di affidarsi anche a un team redazionale esterno che gestisca il tutto.
Il caporedattore, mente e cuore della redazione
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A gestire i redattori – sempre interni o esterni – c’è una figura fondamentale (quanto oscura), che è quella del caporedattore, ossia il responsabile che deve gestire e guidare costantemente gli autori verso la linea editoriale decisa. Fondamentale perché è il caporedattore che dovrà innanzitutto stabilire un canale di comunicazione efficace (ed efficiente) con i redattori, distribuire i contenuti a seconda delle relative competenze e assicurarsi anche che arrivino per tempo. Una volta consegnati, dovrà revisionarli, tenendo conto della migliore strategia SEO e uniformandoli al tono di voce del progetto, senza però – in alcuni casi – stravolgere lo stile personale di chi scrive. Oscura perché, ammettiamolo, non sono in molti a sapere di che si occupi esattamente un caporedattore di una redazione web. Come trascorre le sue giornate? Quali sono i suoi compiti? Proverò a guidarvi in questo articolato e complesso lavoro, condividendo con voi alcune osservazioni e poche “regole” che ho fatto mie grazie al Giornale del Cibo e a InSalute.
Le 3 parole chiave del lavoro del caporedattore
Le parole d’ordine del caporedattore: organizzare, condividere e tracciare il lavoro dei propri collaboratori.
Forse avete cominciato a capirlo: il lavoro del caporedattore è tutt’altro che banale. Anzi, come direbbe qualcuno, è uno “sporco” lavoro ma che qualcuno deve pur fare affinché i contenuti vengano pubblicati con cadenza regolare. Chi si trova a gestire una redazione avrà a che fare con persone (e a loro volta, caratteri e stili di scrittura completamente differenti), una quantità di testi a volte davvero imponente, calendari editoriali, tool specifici per la programmazione e la pubblicazione, caricamenti, operazioni di link building, e l’elenco potrebbe andare avanti.
Quali sono, quindi, le parole d’ordine del caporedattore? Potrebbero essere: organizzare, condividere e tracciare il lavoro dei propri collaboratori. Organizzare il lavoro altrui e proprio, condividere indicazioni precise, obiettivi ed esigenze, e tracciare in ogni momento i contenuti, affinché si abbia sempre un’idea di quando arriveranno e quando dovranno essere pubblicati.
Ma passiamo dalla teoria alla pratica. Pronti?
5 consigli e strumenti indispensabili (e pratici) per gestire al meglio una redazione
1. Il piano e calendario editoriale
La prima cosa da fare è pensare, strutturare e condividere un preciso piano e calendario editoriale. Come abbiamo detto, che si tratti di un web magazine come nel caso del Giornale del Cibo, del blog aziendale o di altro ancora, è importantissimo avere metodo e costanza e per questo bisogna avere un documento che ci aiuti nella gestione del lavoro. Immaginatela come una sorta di “mappa” dettagliata a cui fare sempre riferimento, che fornisce preziose indicazioni ai redattori come date di consegna e pubblicazione dei contenuti, la firma dell’autore, lo stato di avanzamento dell’articolo, ad esempio (è stato consegnato? È stato revisionato ed è pronto per essere pubblicato?), rubriche e target, e così via. Il consiglio è di inserire tutto nel vostro piano editoriale, senza tralasciare nulla. Ma se avete bisogno di una mano per capire meglio cosa ci va dentro a questa “mappa”, vi rimandiamo alla lettura di un nostro articolo in cui vi spieghiamo tutto quello che c’è da sapere sul calendario editoriale, dandovi anche la possibilità di scaricare un modello da personalizzare.
2. Alla ricerca di parole chiave e topic trend: SEOZoom e Google Trends
Quali sono altri strumenti pratici che possono aiutarci? Questo punto può non essere obbligatorio per tutti (cambia molto se stiamo parlando di progetti editoriali o di semplici news su un sito di settore che non hanno bisogno di posizionarsi su Google), ma in generale è bene sapere che, se si vuole scrivere per il web, saper scrivere in ottica SEO non guasta mai. E per aiutare i redattori nel loro lavoro può essere utile identificare a priori delle parole chiave specifiche attorno cui costruire e strutturare il proprio contenuto.
Anche nella revisione dei testi bisogna tenerne sempre conto: in questo senso, SEOZoom – di cui vi abbiamo raccontato a proposito dei tool indispensabili per gestire un blog di successo – sono fondamentali, e anche affidarsi a uno SEO Specialist. Altro strumento potente che deve decidere su quali parole o argomenti tematizzare alcune pagine, oppure deve dare indicazione ai copywriter ai fini di migliorare il posizionamento del sito, è Google Trends: un tool gratuito che mostra l’interesse raccolto da determinati argomenti o parole chiave nel corso del tempo. Prima di far mettere altre persone a scrivere, quindi, è bene avere tutte queste informazioni e “passarle” nella maniera più chiara possibile ai propri redattori, magari in un file creato ad hoc.
3. Il file delle idee
A proposito di file creati ad hoc. Uno strumento che si rivela utilissimo, insieme al piano e al calendario editoriale, è proprio quello di un file delle idee personalizzato per ogni redattore. In cosa consiste? Anche qui, le possibilità sono infinite: scegliete la modalità che sia a voi più funzionale. Può essere un semplice file Word o su Google Docs, oppure un Excel, ma il punto è sempre lo stesso: un “contenitore” condiviso in cui redattore e caporedattore possono inserire proposte, definire le tipologie di contenuto mese per mese, strutturare scalette e paragrafi o dare indicazioni di keywords specifiche per ogni testo con lo scopo di – nel momento in cui il redattore andrà a scrivere – avere ben chiari obiettivi ed esigenze per ottenere un risultato il più possibile vicino a ciò che si ha in mente.
4. Stay organized: Google Calendar, Trello e solleciti
canva.it
Organizzazione, organizzazione, organizzazione e… tracciamento. L’abbiamo detto, organizzarsi bene e per tempo è fondamentale e, una volta fatto, bisogna sempre avere un’idea di dove siano i contenuti. Altrimenti, il rischio è quello di creare malintesi, saltare pubblicazioni o anche far uscire contenuti poco curati o lontani da quelli che erano gli obiettivi iniziali. Ecco perché è importantissimo creare un canale di comunicazione efficace con i propri redattori e fare in modo che tutte le date di consegna siano sempre rispettate. In questo senso, alcuni strumenti possono esserci utili a organizzare e semplificare il lavoro e a gestire progetti e squadra in maniera produttiva, come ad esempio il flusso delle comunicazioni all’interno di un team. Stabilite la modalità che sia a voi più funzionale.
Google Calendar può essere un valido alleato per pianificare riunioni o appuntare memo per le consegne, mentre Trello, un tool on line gratuito, permette di tenere traccia in un unico luogo dei post consegnati, delle deadline, dello stato di lavorazione e di tantissime altre funzionalità. Nel caso tutto questo non fosse sufficiente? L’incubo di tutti i redattori: la e-mail di sollecito! Con la vecchia cara e-mail non si sbaglia mai, soprattutto per avere sempre una traccia scritta. Il caporedattore, infatti, non deve aver paura di “stare addosso” (sempre con gentilezza, è ovvio) ai redattori, sollecitandoli per i ritardi. Come direbbe qualcuno, “Io non sono cattiva, è che mi disegnano così”.
5. (Sommo) Google Drive per condividere e correggere i contenuti
Va bene, vi siete coordinati e organizzati con il calendario editoriale, le consegne e tutto il resto. Ma dove (e come) condividere (e correggere) tutti i contenuti che vi arriveranno? Sicuramente Dropbox può essere un ottimo strumento per condividere e archiviare i file in cartelle comuni, ma niente a che vedere con Google Drive, una specie di Iperuranio di tutti gli articoli! Anche qui, organizzazione è la parola d’ordine. Potete pensare di creare una cartella personale per ogni redattore, dove caricherà autonomamente i contenuti in file Google Docs e li condividerà con voi. A questo punto, è il momento di revisionare l’articolo. Vi sembrerà una banalità (ma vi posso assicurare che non lo è): usate i commenti e la modalità suggerimento per fare in modo che i vostri interventi siano ben visibili ai redattori, taggando sempre il redattore quando avrete completato la revisione, così che possa procedere con le modifiche necessarie.
Le capacità di un (buon) caporedattore
Se siete arrivati fin qui, avrete capito che gestire un team redazionale è una cosa seria, che richiede di essere un po’ correttori di bozze, un po’ editor, un po’ esperti di scrittura SEO, un po’ maniaci dell’organizzazione e, diciamocelo, anche un po’ psicologi. Cos’altro possiamo aggiungere alla lista? Ci sono altre caratteristiche imprescindibili per gestire (bene) una redazione. Ad esempio, ci vogliono:
- precisione e cura nel dare le indicazioni e impostare il lavoro fin da subito in ottica di ottimizzazione dei tempi della successiva revisione. Di cosa avete bisogno? Quali sono gli obiettivi e il target a cui volete arrivare? Meno si è chiari, più aumenta il rischio di ritrovarsi con dei contenuti non in linea con lo stile, il tono di voce e la linea decisa dall’editore.
- precisione e cura anche in fase di revisione: è fondamentale far comprendere al redattore cosa funziona e cosa no, con polso fermo ma al tempo stesso delicatezza.
- una buona dose di diplomazia e di capacità nel riconoscere e preservare entrambe le voci, quella del progetto e quella dei redattori. Avere a che fare con spesso tanti professioni diversi, ciascuno con il proprio stile, pensiero e gusto personale non è semplice. Bisogna sempre tenere a mente qual è lo stile del nostro progetto, trovando quindi un’uniformità tra i diversi contenuti, mantenendo però anche la voce del redattore, se previsto.
…un po’ correttori di bozze, un po’ editor, un po’ esperti di scrittura SEO, un po’ maniaci dell’organizzazione e, diciamocelo, anche un po’ psicologi.
Quest’ultimo punto emerge in maniera chiara nel Giornale del Cibo. Gli articoli infatti devono tutti rispettare una certa struttura e un certo tono di voce – fresco, immediato, leggero – e al tempo stesso lo stile personale di chi scrive. Per InSalute, invece, è la “voce del blog” che vince su quello della firma: in questo caso, quindi, bisogna che tutti gli articoli sembrino scritti come dalla stessa penna.
Insomma, gestire una redazione come avete visto non è affatto semplice: richiede impegno, preparazione e una certa cura. Per questo, affidarvi a un’agenzia come Noetica, con una squadra di professionisti bravi, simpatici e che rispecchiano tutte queste caratteristiche per la creazione e gestione di un team redazionale, può essere un’ottima soluzione per farvi risparmiare un sacco di lavoro, scambi di e-mail e consegne.
Non vi resta che contattarci e richiedere una consulenza compilando il form che trovate qui in basso a destra.
