Inviare il messaggio giusto, alla persona giusta, al momento giusto è la base per una buona strategia di e-mail marketing; ma per inviare il messaggio giusto, alla persona giusta e al momento giusto, prima dobbiamo scegliere il sistema di invio newsletter giusto!
Come fare? Quali sono le domande da porsi?
Quanti sistemi esistono sul mercato e quali sono le differenze tra loro?
Abbiamo messo a confronto i 4 migliori software di invio newsletter (secondo noi) – gratuiti e non – valutando gli aspetti fondamentali per la costruzione di una newsletter “che funziona”: il database, la grafica, la reportistica e il customer care.
Pronto a scoprire qual è il più adatto alle tue esigenze?
Prima però ecco qualche dato utile!
E-mail marketing in Italia: uno sguardo ai numeri*
Ovviamente i dati che sto per riportarti qui di seguito sono dati generali e possono esserci variazioni anche importanti tra un settore ed un altro. In generale, però, come vedrai, l’e-mail marketing si conferma un ottimo strumento di business per la tua azienda.
In Italia, il tasso di apertura medio si aggira intorno al 44% mentre il tasso di click medio è di circa il 3%.
Allargando un po’ l’orizzonte ed analizzando i dati in Europa, i tassi si spostano rispettivamente ad un 43% e 3,5%.
I settori più reattivi alle comunicazioni inviate tramite posta elettronica sono automotive, finance, health, web marketing ma anche no profit, viaggi ed immobiliare.
Le email che registrano i migliori tassi di apertura e click sono quelle inviate tramite sistemi di autoresponder via chatbot o simili, seguono a ruota le email- inviate con flussi di marketing automation, le cosiddette triggered e-mail, poi newsletter ed infine i feed RSS.
*Dati benchmark 2024 Get Response
Il database di invio: chi ben comincia è a metà dell’opera
Esiste un database oppure è da creare da zero?
Questa è la prima cosa che dovrai considerare nella scelta del software di invio newsletter perché è proprio dal database che partirà tutta la tua attività di e-mail marketing. Ci sono database più semplici, formati solo da poche centinaia di utenti, database che invece contano milioni di iscritti e database del tutto inesistenti, ancora da creare.
Non ti stiamo per spiegare come creare un database, ma, una volta che avrai ottenuto dei contatti a cui scrivere, sarà opportuno considerare questo elemento per scegliere il sistema di invio newsletter più giusto per te.
Vediamo quindi come Mailchimp, Mailup, GetResponse e MagNews gestiscono le liste di invio.
Mailchimp (versione gratuita)
È gratuito per database fino a un massimo di 500 email, ma ci sono degli ulteriori limiti da considerare: in un mese è possibile effettuare invii fino a un massimo di 1.000 utenti, quindi solo 2 invii ogni mese, e fino a 500 e-mail in una stessa giornata.
Inoltre Mailchimp offre la possibilità di segmentare il database in più liste ma solo nelle versioni PRO a pagamento. La versione FREE può ospitare solo 1 lista di invio, al cui interno è però comunque possibile distinguere gli utenti in più segmenti grazie a un sistema di TAG, da attribuire al momento dell’importazione o in fase successiva.
Per quanto riguarda l’importazione dei contatti, su Mailchimp potrai scegliere tra 3 differenti opzioni:
- caricamento da file excel;
- caricamento da file csv;
- copia e incolla da file excel.
Ovviamente, nel caso dovessi aggiungere solo un paio di contatti al tuo database, potrai anche caricare un singolo utente per volta.
Mailup
MailUp offre soluzioni professionali per l’invio di newsletter, SMS e Messaging APPS (Telegram, Facebook Messanger,..). È un sistema a pagamento che non pone limiti sul numero di utenti presenti all’interno del database né sul numero di invii mensili da poter effettuare.
La loro politica di pricing si basa – oltre che sui servizi aggiuntivi customizzabili sulle esigenze del cliente (come ad esempio possono essere le integrazioni con sistemi gestionali nel caso di invii legati ad un e-commerce) – su quello che viene definito modello pay-per-speed: sul loro sito, infatti, troverai 4 livelli di prezzo (starter – plus – premium – enterprise) da selezionare in base al numero di liste che si vogliono impostare all’interno della piattaforma e alla velocità di spedizione dei messaggi.
La velocità di spedizione potrà sembrarti un’informazione banale ma non lo è affatto, anzi, al contrario, è molto importante ad esempio per tutti quei modelli di business che si basano su offerte lampo o se si vogliono comunicare promozioni di breve durata.
Per l’import dei contatti in piattaforma dovrai prima creare, all’interno della lista di invio, i campi che ti interessa popolare sul database (ad esempio nome, cognome, email, azienda, paese, ecc.) e, successivamente, importare il file excel abbinando le colonne presenti nel tuo file excel o CSV con i campi precedentemente creati nella lista di invio.
È comunque sempre possibile aggiungere un singolo utente per volta.
MagNews
Come MailUp, si tratta di un sistema di invio newsletter professionale a pagamento. Il prezzo della piattaforma varia in base alla dimensione del database ma anche alle funzionalità e agli add-on che si vogliono collegare all’account (ad es marketing automation, web experience, integrazioni con gestionali esterni,..)
MagNews non pone quindi alcun limite sul numero di database o sui gruppi in cui segmentare la propria banca dati. Per l’import dei contatti all’interno della piattaforma, MagNews funziona in modo molto simile a MailUp.
Dovrai creare in fase iniziale i campi che costituiranno il tuo database e, successivamente, importare il file excel o CSV che contiene i contatti.
GetResponse
GetResponse, così come MailUp e MagNews è una piattaforma all in one che comprende – tra i tanti servizi messi a disposizione ai propri clienti – un software di invio newsletter professionale.
E’ disponibile una versione free della piattaforma che però presenta limitazioni sia nelle funzionalità, sia nella composizione dei database: è infatti gratuita per un massimo di 500 mail con un limite di invio mensile em nella versione free non sono garantite tutte le funzioni, come per esempio l’uso dell’IA.
Per quanto riguarda invece le versioni a pagamento i costi variano sia in base al numero di contatti da importare in piattaforma sia agli add on aggiuntivi che si desiderano attivare. Nessun limite, invece, sul numero di database in cui desideri segmentare il tuo database di invio.
Progettare e costruire la grafica: incontro o scontro tra creatività e sistemi di invio newsletter?
La personalizzazione grafica della mail (font, immagini, colori, template) è sicuramente la parte più divertente e stimolante nel processo di creazione di una newsletter (parola di grafico! :D) ma non sempre è facile da gestire, dipende da quali sono gli strumenti messi a disposizione dal sistema di invio.
Mailchimp, nella sua versione gratuita, è lo strumento un po’ più limitante perché permette di modificare solo alcune parti della grafica come, ad esempio, colori, immagini o font senza dare, ad esempio, la possibilità di eliminare il banner pubblicitario presente all’interno del footer. All’interno della piattaforma sono disponibili diversi template preimpostati (una o più colonne, con immagini, solo testo, etc.): scegliendone uno come base di partenza è poi possibile togliere o aggiungere altri moduli tramite un pratico sistema drag&drop. Per template più complessi sarai però costretto a ricorrere alla programmazione HTML (o a un programmatore!).
MailUp e MagNews dal punto di vista grafico offrono più o meno le stesse possibilità: illimitate.
All’interno della piattaforma sono presenti template preimpostati ed editor drag&drop ma, se questo non bastasse e il tuo template dovesse essere così articolato da non riuscire a crearlo in autonomia, il reparto di customer care potrà aiutarti nella costruzione o formularti un preventivo ad hoc per la creazione del template partendo dalla tua grafica. Una volta che un loro programmatore ti avrà creato il template, a te rimarrà “solo” il compito di popolare la newsletter di contenuti e, soprattutto, inviarla.
Anche GetResponse permette di gestire bene ed in autonomia la costruzione delle comunicazioni: con i suoi oltre 100 template responsive pronti all’uso e personalizzabili in base all’obiettivo della campagna, potrai creare la comunicazione più adatta al tuo scopo ed inviarla ai tuoi contatti. Molto interessante è il loro potente editor fotografico integrato che consente di perfezionare il design con immagini e GIF gratuite, immagini Shutterstock e migliaia di GIF da GIPHY, senza dover ricorrere ad acquisti extra.
Altra funzionalità molto interessante per quanto riguarda la costruzione delle tue newsletter e DEM è la possibilità di affidare questo compito all’AI. Durante il processo di creazione della newsletter ti verrà chiesto di cosa vuoi parlare all’interno della tua comunicazione, con quale tone of voice e di definire, con degli aggettivi preimpostati sul software, come descriveresti la tua comunicazione aziendale. Sulla base delle informazioni da te fornite, il sistema di realizzerà la bozza di comunicazione che poi potrai popolare con i tuoi contenuti (immagini, testi, call to action e link) o modificare come ritieni più opportuno, anche aggiungendo e/o eliminando del blocchi.
Oltre l’invio newsletter: l’analisi dei dati
Se per il database e la grafica le differenze tra Mailchimp, MailUp, Get Response e MagNews sono tante, per la parte di report e analisi dei dati non è così, infatti i 3 software si assomigliano molto. Certo, ognuno di loro riporta i dati in modo più o meno grafico, più o meno chiaro e più o meno approfondito, ma le tipologie di dati che offrono sono sempre le stesse, ovvero:
- tasso di apertura
- tasso di conversione o click
- tasso di disiscrizione
- geolocalizzazione
- dispositivo e sistema operativo utilizzato per la lettura della mail (desktop o mobile, android o apple, etc.)
- condivisioni sui social (se presenti all’interno della newsletter)
- comportamento degli utenti (orari di apertura, mail più aperte, mail più cliccate)
- confronto tra A/B test (se utilizzato)
Tutti questi dati vengono forniti dal sistema di invio newsletter in tempo reale e in forma aggregata, ma è possibile analizzarli più a fondo visualizzando i singoli indirizzi email che hanno aperto la newsletter, quelli di chi ha cliccato, chi si è disiscritto, etc.
Problemi con l’invio newsletter? Entra in gioco l’helpdesk!
Ultima, ma non per importanza, la parte di assistenza.
Come fare a contattare l’helpdesk in caso di problemi legati alla creazione o all’invio di una newsletter?
Devo scrivere una mail o posso fare un telefonata? È urgente, mi risponderanno in tempo per l’invio?
Dipende tutto dal sistema di invio newsletter che scelgo o anche da eventuali servizi di assistenza aggiuntivi che posso acquistare?
Vediamo come funziona la parte di customer care di Mailchimp, MagNews, GetResponse e MailUp.
Se comunque sei intenzionato all’acquisto di un sistema di invio newsletter, ti consiglio sempre di chiedere al commerciale che ti seguirà nella fase di trattativa economica di indicarti bene quali sono le tempistiche di risposta e in che modo potrai aprire un ticket di assistenza (mail, telefono, numero di customer care dedicato, chat, etc.).
Mailchimp
Nei primi 30 giorni dalla registrazione dell’account è attiva una assistenza gratuita tramite form di contatto. Dovrai però compilarlo in lingua inglese e, sempre in lingua inglese, riceverai risposta.
Passati i 30 giorni dovrai fare affidamento alle guide e tutorial che trovate pubblicati all’interno del sito.
MailUp
Il servizio di customer care è garantito in tutti i livelli di prezzo, ovviamente con qualche piccola differenza.
Il ticket può essere aperto via mail o tramite contatto telefonico, ma solo a partire dal piano Plus.
I livelli Premium ed Enterprise hanno già compreso nel prezzo il servizio di assistenza prioritaria oltre ad avere un account manager dedicato.
MagNews
Il servizio di helpdesk è garantito telefonicamente o tramite mail gratuitamente per tutti i clienti.
GetResponse
In questo caso il servizio di helpdesk è garantito via chat 24/7 o tramite mail per tutti i piani a pagamento. Nella sola versione Enterprise è garantito un servizio di Customer Experience Manager dedicato e l’assistenza prioritaria.
C’è altro che devo sapere?!
Ci sono altri aspetti fondamentali da considerare quando si deve scegliere un sistema di invio newsletter, primo fra tutti la privacy.
Come sicuramente saprai, la normativa GDPR impone la massima attenzione e cura nella gestione dei dati personali dei database di invio, soprattutto per tutti quei settori “delicati” come health, finance e insurance.
Ecco perché è importante utilizzare sistemi di invio newsletter professionali che abbiano server in Italia e possibilmente un reparto legal e compliance efficiente ed interno.
Su questo aspetto MagNews e MailUp non temono confronti!
Da evitare, invece (secondo noi) Mailchimp, soprattutto nella versione free.
Un altro aspetto molto interessante è la parte di training e formazione.
Sia MailUp che MagNews, ad esempio, offrono durante tutto l’anno – sia per i clienti che per i non clienti – un programma di training e corsi gratuiti (e in alcuni casi anche a pagamento) nelle loro academy, non solo per imparare ad utilizzare il sistema di invio newsletter e gli eventuali plugin aggiuntivi, ma anche per conoscere best practice e strategie per pianificare la tua attività di e-mail marketing e la costruzione di una newsletter efficace. Anche GetResponse mette a disposizione, sul proprio sito, una sezione dedicata alle risorse utili in cui periodicamente vengono pubblicati i webinar o le guide gratuite in formato PDF che vengono quindi messe a disposizione per i propri clienti e non.
Ultima, ma sicuramente non per importanza, l’AI.
Ormai l’uso dell’Intelligenza Artificiale si è sviluppato in qualsiasi settore e l’e-mail marketing non fa di certo eccezione!
Lo hanno capito anche gli sviluppatori dei sistemi di invio newsletter che stanno incorporando all’interno dei loro software sistemi di AI, proprietari e non, sia per agevolare la costruzione di DEM e newsletter, sia per migliorare ed ottimizzare le strategie di e-mail marketing dei propri utenti. AI subject assistant, AI translator, AI send time optimization sono solo alcuni esempi di funzioni di intelligenza artificiale applicata ai sistemi di invio newsletter.
Il mio consiglio, quindi, è quello di chiedere, già in fase di analisi e di preventivo, se il software supporta strumenti di intelligenza artificiale e per quali funzionalità.
E tu, quale sistema di invio newsletter hai scelto di usare?
Se sei in dubbio o hai bisogno di una consulenza per la tua attività di e-mail marketing, contattaci.
