Le migliori piattaforme per inviare newsletter: quali sono e come funzionano?

Inviare il messaggio giusto, alla persona giusta, al momento giusto è la base per una buona strategia di e-mail marketing; ma per inviare il messaggio giusto, alla persona giusta e al momento giusto, prima dobbiamo scegliere il sistema di invio newsletter giusto!
Come fare? Quali sono le domande da porsi? Quanti ne esistono sul mercato e quali sono le loro differenze?

Abbiamo messo a confronto 3 software di invio newsletter (gratuiti e non) – Mailchimp, Mailup e MagNews – sui 4 aspetti fondamentali per la costruzione di una newsletter “che funziona : il database, la grafica, la reportistica e il customer care.

Pronti per scoprire qual è il sistema più adatto a voi e alle vostre esigenze?

Il database di invio: chi ben comincia è a metà dell’opera

Esiste un database? Oppure è da creare ex-novo?
Questa è la prima cosa da considerare  perché è proprio dal database che parte tutta l’attività di email marketing. Ci sono database più semplici, formati solo da poche centinaia di utenti, database che invece contano milioni di iscritti e database del tutto inesistenti, ancora da creare.
Non vi stiamo per spiegare come creare un database, ma, una volta che avrete dei contatti a cui scrivere, sarà opportuno considerare questo elemento per scegliere il sistema di invio newsletter più giusto per voi.
Vediamo quindi come Mailchimp, Mailup e MagNews gestiscono le liste di invio.

Mailchimp (versione gratuita)

È gratuito per database fino a un massimo di 2.000 email ma c’è un ulteriore limite: in un mese è possibile effettuare invii fino a un massimo di 10.000 utenti. Questo significa che se avete una banca dati di 2.000 utenti, e inviate ogni volta all’intero database, in un mese potrete effettuare solo 5 spedizioni.

Inoltre Mailchimp offre la possibilità di segmentare il database in più liste ma solo nelle versioni PRO a pagamento.La versione FREE può ospitare solo 1 lista di invio, al cui interno è però comunque possibile distinguere gli utenti in più segmenti grazie a un sistema di TAG, da attribuire al momento dell’importazione o in fase successiva.

Per quanto riguarda l’importazione dei contatti, su Mailchimp potrete scegliere tra 3 differenti opzioni:

  • caricamento da file excel
  • caricamento da file csv
  • copia e incolla da file excel

Ovviamente, nel caso doveste aggiungere solo un paio di contatti al vostro database, potrete anche caricare un singolo utente per volta.

Mailup

MailUp offre soluzioni professionali per l’invio di newsletter, SMS e Messaging APPS (Telegram, Facebook Messanger,..). È un sistema a pagamento che non pone limiti sul numero di utenti possibili all’interno del database nè sul numero di invii mensili da poter effettuare.
La loro politica di pricing si basa – oltre che sui servizi aggiuntivi customizzabili sulle esigenze del cliente (come ad esempio possono essere le integrazioni con sistemi gestionali nel caso di invii legati ad un ecommerce)  anche sull’organizzazione del database: sul loro sito, infatti, troverete 3 livelli di prezzo crescente (web – pro – enterprise) in base al numero di liste che volete all’interno della piattaforma.
Se siete dei liberi professionisti o una piccola azienda probabilmente vi basterà il livello web che vi offre un’unica lista di invio con utenti illimitati e che potrete comunque dividere in più gruppi per targettizzare al meglio i vostri invii.
Se invece siete una agenzia, o dovete gestire più clienti o aziende in un’unica piattaforma, allora dovrete orientarvi sul livello pro o enterprise.

Ma, sempre sul prezzo, influisce anche la velocità di invio: basandosi sul modello pay per speed, se si aumenta la velocità di invio, aumenta il canone annuale. Questa è un’informazione molto importante da considerare se ad esempio il vostro modello di business si basa su offerte lampo o se volete comunicare ai vostri utenti promozioni di breve durata.

Per l’import dei contatti dovrete prima creare, all’interno della lista di invio i campi che vi interessa inserire (ad esempio nome, cognome, email, azienda, paese, ecc.) e, successivamente, importare il file excel abbinando le colonne presenti nel vostro file con quelle precedentemente create nella lista di invio.

È comunque sempre possibile aggiungere un singolo utente per volta.

MagNews

Come MailUp, si tratta di un sistema di invio newsletter a pagamento. In questo caso è importante il database perché è il punto di partenza per capire quante singole email all’anno verranno spedite: da questo dipenderà il canone annuale della piattaforma. Alla stipula del contratto, infatti, vi verrà chiesto il volume di invii annuo stimato (non vi preoccupate, si possono sempre acquistare successivamente altre email se arrivate a esaurirle prima della scadenza dell’annualità) e in base a questo un commerciale  farà un’offerta ad hoc per voi.
Il costo per singola email da inviare sarà tanto più conveniente quanto più alto sarà il volume di traffico che si intende acquistare.

MagNews non pone alcun limite sul numero di database o sui gruppi in cui segmentare la propria banca dati.
E’ opportuno comunque cercare di organizzare al meglio la divisione dei contatti prima di procedere con l’importazione all’interno della piattaforma per l’invio newsletter.

Per l’import dei contatti all’interno della piattaforma, MagNews funziona in modo molto simile a MailUp.
Dovrete creare in fase iniziale i campi che costituiranno il vostro database e, successivamente, importare il file excel o csv che contiene i contatti.

Progettare e costruire la grafica: incontro o scontro tra creatività e sistemi di invio newsletter?

La personalizzazione grafica della mail (font, immagini, colori, template) è sicuramente la parte più divertente e stimolante nel processo di creazione di una newsletter (parola di grafico!:D) ma non sempre è facile da gestire, dipende da quali sono gli strumenti messi a disposizione dal sistema di invio.

Mailchimp, ad esempio, nella sua versione gratuita è lo strumento un po’ più limitante perché permette di modificare solo alcune parti della grafica come colori immagini o font ma non dà la possibilità di agire su spaziature tra i vari elementi o, ad esempio, di eliminare il banner pubblicitario presente all’interno del footer.
All’interno della piattaforma sono disponibili diversi template preimpostati (una o più colonne, con immagini, solo testo, etc.): scegliendone uno come base di partenza è poi possibile togliere o aggiungere altri moduli tramite un pratico sistema drag&drop. Per le azioni e i template più complessi sarete però costretti a ricorrere alla programmazione HTML (o a un programmatore!).

MailUp e MagNews dal punto di vista grafico offrono più o meno le stesse possibilità: illimitate.
All’interno della piattaforma sono presenti template preimpostati ed editor drag&drop ma, se questo non bastasse e il vostro template dovesse essere così articolato da non riuscire a crearlo in autonomia, il reparto di customer care potrà aiutarvi nella costruzione o formularvi un preventivo ad hoc per la creazione del template partendo dalla vostra grafica. 

Una volta che un loro programmatore vi avrà creato il template, a voi rimarrà “solo” il compito di popolare la newsletter di contenuti e, soprattutto,  inviarla.

Oltre l’invio newsletter: l’analisi dei dati

Se per il database e la grafica le differenze tra Mailchimp, MailUp e MagNews erano tante, per la parte di report e analisi dei dati non è così, infatti i 3 software si assomigliano molto. Certo, ognuno di loro riporta i dati in modo più o meno grafico, più o meno chiaro e più o meno usabile, ma le tipologie  di dati sono  sempre le stesse, ovvero:

  • tasso di apertura
  • tasso di conversione o click
  • tasso di disiscrizione
  • geolocalizzazione
  • dispositivo e sistema operativo utilizzato per la lettura della mail (desktop o mobile, android o apple, etc.)
  • condivisioni sui social (se presenti all’interno della newsletter)
  • comportamento degli utenti (orari di apertura, mail più aperte, mail più cliccate)
  • confronto tra A/B test (se utilizzato)

Tutti questi dati vengono forniti dal sistema di invio newsletter in tempo reale e in forma aggregata ma è possibile analizzarli più a fondo visualizzando i singoli  indirizzi email che hanno aperto la newsletter, quelli di chi ha cliccato, chi si è disiscritto, etc.

Problemi con l’invio newsletter? Entra in gioco l’helpdesk!

Ultima, ma non per importanza, la parte di assistenza.
Come fare a contattare l’helpdesk in caso di problemi legati alla creazione o all’invio di una newsletter?
Devo scrivere una mail o posso fare un telefonata? È urgente, mi risponderanno in tempo per l’invio?

Dipende tutto dal sistema di invio newsletter che scelgo o anche da eventuali servizi di assistenza aggiuntivi che posso acquistare?

Vediamo come funziona la parte di customer care di Mailchimp, MagNews e MailUp.
Se comunque siete intenzionati all’acquisto di un sistema di invio newsletter, vi consiglio sempre di chiedere al commerciale che vi seguirà nella fase di trattativa economica di indicarvi bene quali sono le tempistiche di risposta e in che modo potete aprire un ticket di assistenza (mail, telefono, numero di customer care dedicato, chat, etc.).

Mailchimp

Nei primi 30 giorni dalla registrazione dell’account è attiva una assistenza gratuita tramite form di contatto.
Dovrete però compilarla in lingua inglese e, sempre in lingua inglese, riceverete risposta.
Passati i 30 giorni dovrete fare affidamento alle guide e tutorial che trovate pubblicati all’interno del sito.

MailUp

Il servizio di customer care è garantito in tutti i livelli di prezzo, ovviamente con qualche piccola differenza.
Il ticket può essere aperto via mail o tramite contatto telefonico.
I livelli PRO e ENTERPRISE hanno già compreso nel prezzo il servizio di assistenza prioritaria.

MagNews

Il servizio di helpdesk è garantito telefonicamente o tramite mail gratuitamente per tutti i clienti.

Sia MailUp che MagNews, poi, offrono durante tutto l’anno –  sia per i clienti che per i non clienti – un programma di training e corsi gratuiti (o in alcuni casi a pagamento) nelle loro academy, non solo  per imparare ad utilizzare il sistema di invio newsletter e gli eventuali plugin aggiuntivi, ma anche per conoscere le buone pratiche da seguire per pianificare una strategia di email marketing e la costruzione di una newsletter efficace.

E voi quale sistema di invio newsletter avete scelto di usare?
Se siete in dubbio o avete bisogno di consulenza per l’attività di email marketing, non esitate a contattarci.

Riguardo l'autore

Jessica Tassinari

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