Come promuovere un evento online: pianificare, gestire, misurare

Era un po’ che volevo scrivere un post su come promuovere un evento online;  l’esigenza è nata dal fatto che in giro ho trovato molti articoli che parlavano di questo argomento ma in nessuno ho trovato i consigli per organizzare il piano di lavoro generale, quindi ho deciso di scriverlo basandomi sulle mie esperienze personali. 

Partiamo da una premessa: promuovere un evento significa valorizzare al meglio qualcosa che accade offline, raccontandolo in maniera strategica attraverso i social, con l’obiettivo di avvicinare le persone ad un determinato argomento per coinvolgerle e spingerle a partecipare.
Per tutto questo hai bisogno di un’organizzazione che si configuri come un insieme di azioni strutturate, costanti e che portino a risultati misurabili. Una buona organizzazione infatti, unita a dei contenuti di qualità, sono il punto di partenza. 

Come promuovere un evento: la fase “pre”

In generale, per comprendere come promuovere un evento nel migliore dei modi si suddivide la strategia in tre fasi: pre, durante e post evento. 

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Nella fase pre evento la prima cosa che devi fare è raccogliere tutte le informazioni che vuoi condividere e valutare i canali più adatti da utilizzare per la promozione. Facebook è un canale imprescindibile, anche perché per sua natura offre una modalità specifica di promozione degli eventi consentendo di sfruttare molte opportunità. A seconda degli eventi però, si può decidere di intraprendere un’attività di storytelling anche su altri canali: Instagram, Twitter in primis. 

È in questa fase che si crea il piano di comunicazione all’interno del quale vengono decisi tutti i punti fondamentali:

  • strategia
  • obiettivi,
  • canali da utilizzare
  • contenuti da condividere
  • budget per eventuali sponsorizzazioni
  • eventuale coinvolgimento degli influencer
  • il racconto dell’evento “in diretta”
  • tempistiche
  • risultati attesi

Compilato questo documento e condiviso con il cliente, si passa alle azioni. 

La pagina Evento su Facebook

La Pagina Evento è il punto di raccolta di tutte le informazioni ufficiali e complete. Al momento della compilazione, assicuriamoci che tutti i campi siano debitamente compilati e le informazioni siano corrette e chiare. 

Una delle grandi opportunità delle pagine evento è che consente di avvisare tutti gli utenti interessati ogni qualvolta viene pubblicato un contenuto al suo interno. Infatti, se un utente clicca su “Parteciperò” verrà avvisato con una notifica ogni volta che pubblicheremo una notizia sulla Pagina Evento. Questo ci obbliga a mantenere un equilibrio sulla quantità dei post ma ci obbliga anche a puntare sulla qualità degli stessi.  Se pubblicassimo troppi contenuti, magari poco interessanti, gli utenti potrebbero decidere di non seguire più l’evento perché seccati dalle continue notifiche. 

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I contenuti

I contenuti sono ciò che condividiamo sui social per raccontare l’evento. Per rendere accattivante una situazione bisogna analizzarne i punti di forza rispondendo ad una semplice domanda: perché qualcuno dovrebbe partecipare? Cosa c’è di bello?

In pratica bisogna selezionare le notizie interessanti e raccontarle in modo strategico. Così come per l’ufficio stampa, bisogna stare attenti a dare al pubblico informazioni precise, che valorizzano l’evento e lo spinga a pensare che quella sia un’occasione da non perdere. Ad esempio, se l’evento prevede ospiti si potrà decidere di approfondire la storia di ognuno di loro, si potranno dare anticipazioni sugli interventi e chiedere agli utenti di proporre le loro domande.
Per quello che mi riguarda: la regola fondamentale è che ogni contenuto che viene pubblicato deve sempre essere “riconoscibile”, deve cioè avere sempre un riferimento all’evento, ricordando le coordinate principali (giorno, luogo, orario, link per le iscrizioni). 

Definire i contenuti significa non solo capire la tipologia dei post ma anche le tempistiche sulla pubblicazione e la loro gestione. 

Condivisioni: tempistiche

Gestire il tempo nella fase pre evento è molto importante. Per fare ordine, consiglio sempre di preparare una tabella con deadline, scadenze principali e pubblicazioni sui social in modo da avere un quadro completo e condiviso con tutto il team. 

Budget e sponsorizzazione dell’evento online

Per dare una reale visibilità bisogna destinare del budget alla sponsorizzazione della Pagina Evento. Il target di solito viene definito in base a due fattori principali:

  • “l’argomento” dell’evento
  • la portata dell’evento

Questi due fattori (insieme alle disponibilità economiche del cliente!) andranno anche a definire il budget da investire. 

Se si tratta ad esempio di un evento che riguarda il giardinaggio ed è una evento abbastanza ristretto dedicato ai cittadini di Bologna, gli interessi che definiranno il mio target saranno appunto: giardinaggio, le piante da fiori, orto etc, e il target sarà circoscritto alla città di Bologna e provincia.

Un’analisi più approfondita su come creare una solida profilazione su Facebook potete trovarla a questo indirizzo.

Durante l’evento

Facebook offre la possibilità di sfruttare molti tipi di contenuto per raccontare un evento: il più popolare (e quello più strategicamente efficace) è Facebook Live, ovvero i video in diretta.

Si tratta di un contenuto potente, perché quando viene avviato un video live tutti gli utenti che hanno messo like alla tua pagina ricevono una notifica, inoltre è uno dei 4 smart content graditissimi a Facebook, il che ne fa uno strumento indispensabile per la nostra strategia.

Prima di optare per questo genere di contenuto occorre necessariamente verificare che ci siano le condizioni per avviare un video live. Queste condizioni sono:

  • una buona connessione wi fi
  • un dispositivo aggiornato e in grado di effettuare un video di buona qualità
  • luminosità della location
  • qualità del suono durante la ripresa e con rumori di sottofondo.

Quello che faccio di solito è recarmi qualche ora prima sul luogo dell’evento e scegliere una posizione strategica sulla quale fissare la mia base operativa. Dopodiché inizio ad effettuare delle prove di Live su una pagina Facebook di prova non ancora pubblicata (non ne hai una? Createla subito!) 

Se il video di prova funziona allora si può procedere con il Live anche durante l’evento.

Attenzione! I live sono uno strumento potente ma non bisogna abusarne: se l’evento è particolarmente lungo consiglio sempre di scegliere i due o massimo tre momenti importanti e trasmetterli in diretta. Soltanto gli eventi di portata mondiale possono permettersi il lusso di effettuare dirette lunghe più di un’ora ed avere comunque un ottimo seguito.

a noi basta ricordare che, in generale, le dirette troppo lunghe stancano.

Chiaramente si può decidere di raccontare l’evento anche attraverso le foto, corredate magari da qualche dichiarazione importante colta in diretta durante gli interventi.

Fase post-evento

Esiste un lasso di tempo prezioso, che va dalla fine dell’evento fino a 3/4 giorni dopo.

In questo arco temporale possiamo sfruttare l’entusiasmo dei partecipanti continuando a tenere alta l’attenzione sull’evento appena concluso. Come? 

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Il fattore temporale è tutto. Pubblicando subito le foto, gli articoli migliori usciti sui quotidiani, i contenuti condivisi dai partecipanti e ogni genere di contributo che racconti cosa è stato e come si è svolto. Selezione, ordine ed estrema rapidità sono gli imperativi

Stranamente è questa la fase in cui si corre di più, perché si ha poco tempo per raccogliere il materiale e pubblicarlo in fretta cercando di tenere vivo l’interesse di chi ha partecipato o chi semplicemente era interessato. Ciò che facciamo in questa fase deve avere la stessa energia della fase pre evento, anche perché potrebbe servire da testimonianza per l’evento successivo! 

Il report

Finita anche la fase post evento si procede alla creazione del report in cui si illustrano i dati sulle performance. Solitamente i dati che interessano sono:

  • visualizzazioni
  • like alla pagina
  • la copertura
  • le interazioni con i post

Non di rado si usa raccogliere tutti i contenuti pubblicati in rete dagli utenti per costruire piccoli storie, tipo Storify, una sorta di album dei ricordi più belli che rimane pubblicato sui nostro canali. Alcuni social permettono di creare internamente questo genere di contenuti, come adempio Twitter con i Twitter Moments.

Valorizzare un evento online tramite i social è un progetto che può avere successo in base ad alcuni fattori: organizzazione, tempo, budget e contenuti. Sicuramente, se c’è la possibilità e se ne creano le condizioni, l’ausilio di un buon ufficio stampa può aiutare ad organizzare un evento 2.0 molto interessante creando casi di successo (se vuoi approfondire il ruolo dell’ufficio stampa per gli eventi ti consiglio di leggere questa Case History scritta da Sara Mariani sul caso Segafredo).

Se stai pensando di organizzare un evento e hai bisogno di un supporto operativo nella pianificazione della sua promozione on e offline, contattaci

Riguardo l'autore

Durante la Laurea in Comunicazione pubblica, d’impresa e pubblicità, collabora con alcune realtà che si occupano di formazione in ambito Digital e lavora per la Pubblica amministrazione. Dopo la Laurea e una breve esperienza in una web agency di Bologna inizia ad avere piccole collaborazioni svolgendo il lavoro di Copy e Community Manager. Decide in pochi mesi di aprire una Partita iva e diventare freelance, perché è fermamente convinta che sia la modalità di lavoro che faccia al caso suo. Attualmente lavora come Copy, Community Manager e digital PR per diverse agenzie divise fra Bologna e Modena e collabora con alcune piccole imprese locali. Ha costruito la sua esperienza nei settori food, moda, lifestyle, automotive, PA, arredamento e settore assicurativo.

2 Commenti

  • Licia Giglio 07 Giugno 2017

    Ciao Anna, grazie per il commento :) Sei assolutamente in tempo per far partire un'attività di promozione per l'evento di agosto, due mesi di promozione dovrebbero essere sufficienti. Ad evento concluso ricorda di sfruttare al meglio anche i giorni immediatamente successivi. In bocca al lupo!

  • Anna Saccone 02 Giugno 2017

    Ciao, sto per far partire una serie di eventi artistici per valorizzare il territorio abruzzese che si svolgeranno in agosto. Stavo pensando di far partire la pagina evento in questi giorni e pubblicare notizie generali sull'arte e sul territorio. Da luglio far partire gli eventi pubblicando i work in progress degli eventi. Questa grandi linee è la strategia che intendo seguire

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